Hoe maak je een projectarchief beheersbaar?

Hoe maak je een projectarchief beheersbaar?

Auteur: Miriam Jansen-Pinna, Consultant Integrale Projectbeheersing
Datum: Januari 2022
Leestijd: 5 minuten

Er is niks mooier dan een nieuw project starten. De mogelijkheid om in alle vrijheid jouw eigen verhaal te creëren vanaf het moment dat het begint. Vaak veel minder glorieus: het project of een fase afsluiten en verantwoorden. Nog specifieker: Het op orde brengen van het projectarchief en het eventueel verantwoorden van keuzes die in het (verre) verleden gemaakt zijn. Helemaal als dit gedaan is onder de auspiciën van mensen die allang vertrokken zijn.

De rammelende archiefkast

Een mooi voorbeeld van Integrale Projectbeheersing in praktijk is de kwaliteitscirkel in actie. Een praktisch voorbeeld waar we ons recent op hebben gericht, is het afronden van het projectarchief uit de verkenningsfase om met de juiste uitgangspunten de planuitwerkingsfase op te kunnen starten.

Wij kwamen er met ons projectteam achter dat ons proces in de verkenningsfase niet zo feilloos werkte als het zou moeten toen wij al in de planfase zaten. Aan het einde van de verkenningsfase is een overzicht opgesteld met de output uit de beschreven activiteiten in de werkpakketten. Aan de hand hiervan is een documentenlijst opgesteld waar het relevante projectarchief in is opgenomen. Hoewel dit in eerste instantie een mooi sluitend proces zou moeten zijn kwamen we er aan het einde van de fase, toen het team grotendeels uiteen was gegaan, achter dat de stukken in het projectarchief niet altijd overeenkwamen met de beschreven output producten.

In de vaart van het project waren besluiten genomen die tot andere output hebben geleid en die besluiten waren niet consequent op één plek goed herleidbaar vastgelegd. We vreesden toekomstige consequenties op een aantal vlakken.

  • Het niet goed kunnen overdragen van het project naar beheer.
  • Niet ongeschonden uit een audit kunnen komen mocht deze plaats vinden.
  • Dat men in de toekomst de kostbare vraag “Waarom heeft men in hémelsnaam gekozen voor deze afwijkende oplossing?” gaat onderzoeken terwijl wij deze al beantwoord hebben omdat óók in het verleden er niet adequaat gearchiveerd was.

Reden voor ons om het proces nog eens goed tegen het licht te houden en te kijken wat we de volgende fase beter kunnen doen aan de hand van de Deming-cirkel.

De Deming-cirkel waarmee de archiefkast dicht kan

Met de Deming-cirkel worden vier fases doorlopen, namelijk Plan, Do, Check en Act. Met het doorlopen van deze fases wordt een verbeterplan opgesteld, getoetst, bijgesteld en uitgevoerd. Zo is dat ook voor de archiefkast gedaan.

1. PLAN
Om ervoor te zorgen dat we aan het einde van de verkenning een volledig projectarchief met de belangrijkste documenten uit deze fase hebben zijn werkpakketten per IPM-rol opgesteld, waarin de output uit de activiteiten is beschreven. Daarbij is in een handig systeem de eisen voor die output opgenomen, zodat ook de verificatie & validatie van deze eisen is vastgelegd. Op basis van de output met bijbehorende eisen is aan het einde van de fase een lijst met mijlpaaldocumenten opgesteld die door het IPM-team is gereviewd.

2. DO
Uit deze review bleek echter dat hernieuwde inzichten die tot andere output hebben geleid onvoldoende herleidbaar waren, waardoor de lijst met mijlpaaldocumenten niet naadloos aansloot op de beschreven output. De besluiten die hierover genomen waren, waren niet centraal vastgelegd, dus het duurde even voor we alle puzzelstukjes op de plek hadden.

3. CHECK
Om te herleiden waar we de mist in zijn gegaan en te bepalen waar we de volgende fase rekening mee moeten houden hebben we het proces geëvalueerd. Hieruit bleek dat we er verstandig aan hadden gedaan een overzicht van de mijlpaaldocumenten vooraf op te stellen, zodat we hier een wijziging in aan kunnen brengen bij nieuwe inzichten of andere keuzes. Daarbij was een overzicht met alle essentiële projectbesluiten ook handig geweest, omdat dit ons een heleboel zoeken en navragen bij teamleden die al vertrokken waren had gescheeld.

4. ACT
Naar aanleiding van wat uit de evaluatie is gekomen hebben we besloten de volgende fase te starten met een documentenplanning en een besluitenlijst. In de documentenplanning hebben we alle output opgenomen en in tijd gezet, voorzien van een RASCI. De data in deze planning sluit aan op ons CMS, zodat we tijdens de fase kunnen zien welke output al zover is dat die het uiteindelijke archief in kan.

Door deze tussentijdse leveringen kunnen we verspreid bepalen of de output voldoet aan gestelde eisen en herleidbaar is met de beschreven output in de werkpakketten. De besluitenlijst stelt ons in staat om het besluiten over onder meer de output en de scope van de werkzaamheden centraal vast te leggen en in de documentenplanning naar te verwijzen, als dat nodig is. Bijvoorbeeld omdat we besluiten iets

Voorkom einde-van-de-fase kopzorgen

Wat je absoluut wilt voorkomen bij een faseovergang of afsluiting van een project is achteraf jouw archief in orde maken. Stukken moeten vinden die opgesteld zijn door collega’s uit dienst of überhaupt nooit vastgelegd zijn. Ik adviseer iedere lezer om bij de start van een fase een documentenoverzicht met RASCI-model op te stellen en te hangen aan de planning zodat een archief gradueel gevuld wordt en het correct archiveren getoetst kan worden door beheersing. Dit scheelt zorgen nu, en in de toekomst.

Begin met typen en druk op enter om te zoeken